Szafy kartotekowe są nieodzownym elementem wyposażenia we wszystkich firmach i instytucjach, które prowadzą papierową dokumentację. Od kiedy weszły w życie restrykcyjne przepisy związane z RODO, rola bezpiecznego przechowywania wrażliwych danych, a tym samym specjalistycznych szaf w firmie, znacząco wzrosła. Jakie kryteria brać pod uwagę, wybierając szafę kartotekową?
Jakie funkcje pełni szafa kartotekowa?
Szafy kartotekowe to specjalistyczne, najczęściej metalowe meble do firmy lub instytucji, w których przechowuje się i archiwizuje dokumenty. Ich solidna budowa zapewnia odpowiednie bezpieczeństwo danych, co jest niezwykle ważne, zarówno w przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jak i gromadzenia informacji na temat klientów lub petentów. Taka szafa różni się w wielu aspektach od zwykłego regału z szufladami – nie tylko samym materiałem wykonania. Tego rodzaju mebel jest skonstruowany tak, by jak najbardziej ułatwić intuicyjną segregację dokumentów. Zastosowane rozwiązania pozwalają szybko odnaleźć właściwą teczkę lub pojedynczy plik i minimalizują szanse zgubienia ważnego dokumentu wśród firmowych papierów.
Co powinno wyróżniać dobre szafy kartotekowe?
Współcześnie produkowane szafy kartotekowe oferują szereg udogodnień dla firmowego archiwisty lub dla pracowników, którzy na co dzień korzystają z ich zawartości. Do najciekawszych właściwości szafy na dokumenty zaliczają się przede wszystkim:
- duży wybór rozmiarów przegródek na dokumenty – kupując szafę możemy zdecydować, jakie dokumenty będą w niej przechowywane przede wszystkim i wybrać taką, która będzie dostosowana do tych potrzeb. Do najczęściej wybieranych należą szafy aktowe na dokumenty A4, ale występują również modele przystosowane do przechowywania arkuszy i teczek o innym rozmiarze, np. A5, A6 lub B5
- solidny zamek centralny – szafy są zamykane, co znacząco podwyższa bezpieczeństwo danych. Dotyczy to zwłaszcza tych pomieszczeń, przez które codziennie przewija się dużo osób i nie wszystkie z nich mają uprawnienia dostępu do firmowych akt
- teleskopowe prowadnice kulkowe – wiele modeli szaf na dokumenty ma taką funkcję. Umożliwia ona pełne wysunięcie wybranej szuflady – jest to bardzo przydatne zwłaszcza wtedy, gdy trzeba sięgnąć do kartotek znajdujących się na jej końcu
Jak wybierać szafę kartotekową?
Oprócz opisanych powyżej właściwości, warto wziąć oczywiście pod uwagę rozmiar szafy. Mebel musi pasować do wolnej przestrzeni w pomieszczeniu. Duży wybór szaf powoduje, że nie jest to zadanie trudne. Można się zdecydować np. na niższą szafę, składającą się z kilku rzędów szuflad lub wybrać wyższy mebel o węższej budowie, odpowiedni do pomieszczeń, gdzie jest naprawdę niewiele miejsca.
Warto również zwrócić uwagę na dodatkowe zabezpieczenia, w jakie może być wyposażona szafa na dokumenty. Szczególnie pomocny jest mechanizm zapobiegający upadkowi szafy. Dzięki niemu możliwe jest wysunięcie tylko pojedynczej szuflady, co w przypadku bardzo ciężkich kartotek i wysokich szaf ma szczególnie duże znaczenie.
